KPOINT Email là một giải pháp thông tin dự án. Tất cả các thành viên đều có thể thông tin về bất kỳ chủ đề gì, thống nhất theo một mẫu tiêu chuẩn dự án.

Trong khi email KPOINT được sử dụng bởi tất cả các bên tham gia, nó cũng thỏa mãn yêu cầu kiểm soát thông tin, là hệ thống email dùng trong phạm vi nội bộ dự án.

Là hệ thống tập trung, KPOINT Email cũng là một hệ thống trung lập theo đó mỗi bên kiểm soát thông tin của mình như là một hệ thống bảo mật riêng tư.

Email KPOINT theo mẫu biểu chính thức, có thiết lập riêng thể hiện danh tính cá nhân, có thể in và ký tên như một văn bản giấy tờ chính thức, khi cần.

Thông tin giao tiếp bằng email tập trung. Tất cả việc trao đổi thông tin qua email KPOINT được lưu trữ trên cùng một hệ thống chứ không phân tán tại các mailserver khác nhau bởi các bên sử dụng khác nhau.

Hỗ trợ các tương tác giúp các thành viên dự án tiện theo dõi các sự việc có ảnh hưởng tới dự án.

Đính kèm tập tin từ nhiều nguồn khác nhau. Hỗ trợ đính kèm ảnh chụp từ thiết bị di động.

Dễ dàng truy cập thông tin. Truy cập tức thì vào thông tin email cần bằng cách sự dụng công cụ tìm kiếm, chọn lọc và cấu trúc thư mục lưu trữ.

Là giải pháp thông tin dùng trong công việc, email KPOINT được lưu giữ như là tài sản của công ty tại cơ sở của công ty và được truy cập sử dụng bởi người được giao quyền để xử lý công việc.

Email KPOINT có thể được thiết lập truy cập bởi nhân sự cấp phòng ban hoặc cấp công ty.

Không cần phải chuyển tải hoặc bàn giao thông tin từ email KPOINT. Email không nằm trên máy cá nhân người sử dụng mà được lưu giữ trên hệ thống.

Email KPOINT được bảo vệ không bì xóa hoặc chỉnh sửa. Thông tin công việc được ghi thành biên bản thông tin thực.

Sổ địa có danh sách tất cả các công ty và các thành viên, người sử dụng có thể dễ dàng thông tin giao tiếp cho bất kỳ công việc nào trong phạm vi toàn dự án.

Truy cập thông tin trao đổi qua email dễ dàng bất kỳ lúc nào và từ đâu bằng tóm tắt nội dung tin nhắn và bằng cách tìm kiếm, chọn lọc email từ hệ thống tập trung.

Khi cần thiết, nội dung thông tin qua email có thể được xét duyệt & phê duyệt bởi người có trách nghiệm theo cách thực tế kiểm soát thông tin công ty hoặc dự án.

Giải pháp thông tin dự án nhanh chóng và hiệu quả, sử dụng bởi tất cả các công ty tham gia trong khi vẫn bảo đảm kiểm soát thông tin riêng đối với từng công ty.

Email thường, phân biệt với email dự án là phương tiện thông tin tổng quát dùng cho công việc chung của các công ty, được sử dụng và lưu trữ trên các máy chủ riêng của từng công ty. Thông tin dự án mang tính đặc thù dự án, được sử dụng và lưu trữ trong hệ thống quản lý tập trung riêng của dự án. Việc sử dụng email thường cho thông tin dự án gây ra các bất tiện đã được xử lý đối với email dự án.

Thông tin dự án bị phân tán trên các máy chủ email của các công ty tham gia dự án, không đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung.

Môi trường quản lý dự án là môi trường giàu thông tin tài liệu, nội dung là tài sản trí tuệ cần được kiểm soát việc lưu chuyển. Việc sử dụng email thường gây ra tình trạng không kiểm soát được do email có thể được gửi ra ngoài hệ thống dự án.

Thông tin dự án có thời hạn xử lý trước khi gây ra các vấn đề nên cần được quan tâm riêng và kịp thời. Email thường bao gồm thông tin riêng của các công ty ngoài dự án nên không đáp ứng được yêu cầu này.

Email KPOINT là thể loại email dùng cho thông tin công việc và dự án. Tất cả thông tin trên email đều được tự động lưu trữ theo cấu trúc dữ liệu dự án, trên máy chủ của hệ thống được quản trị bởi công ty chủ quản mà không phân tán trên các máy tính và thiết bị cá nhân nên không gây ra các vấn đề về tiếp nhận và chuyển giao cũng như lưu trữ thông tin lâu dài. Thông tin email có thể được truy cập sử dụng như là tài sản của công ty mà không phải là cá nhân từng người sử dụng.

Thông tin trong quản lý dự án nói riêng và thông tin trong công việc nói chung cần được thông suốt nhờ dễ dàng và mở rộng đối tượng tham gia. Tuy nhiên, môi trường thông tin trong công việc cần tôn trọng các nguyên tắc bảo đảm bảo mật thông tin riêng bởi các công ty tham gia. Email KPOINT là một hệ thống được bảo đảm nguyên tắc trung lập công bằng giữa các bên tham gia. Mỗi công ty làm chủ và quản trị thông tin riêng của mình không bị truy cập ngoài sự chia sẻ và kiểm soát riêng.