Quản Lý Tập Trung Tài Liệu Doanh Nghiệp

Ứng dụng phần mềm KPOINT quản lý tập trung tài liệu doanh nghiệp xây dựng nâng cao hiệu quả hoạt động, giãm chi phí và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi công nghệ mới.

Ứng dụng quản lý tập trung tài liệu doanh nghiệp làm việc từ xa, giãm chi phí văn phòng.

Làm việc từ nhà (work from home) hay nói cách khác là làm việc mọi lúc mọi nơi (work from anywhere at anytime) là môi trường làm việc trong tương lai gần cần phải chuyển đổi của doanh nghiệp nói chung và công ty xây dựng nói riêng. Tại bất kỳ công ty xây dựng nào, văn phòng công ty và các văn phòng công trường sử dụng chung một hệ thống quản lý tập trung tài liệu doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một mức rất đáng kể chi phí văn phòng.

Khi các bộ phận công tác chuyên môn kỹ thuật và nghiệp vụ quản lý làm việc từ xa, diện tích văn phòng sẽ giãm, tiêu thụ năng lượng sẽ giãm.

Tại liệu và văn bản thông tin được số hóa lưu trữ trên hệ thống tập trung, diện tích kho lưu trữ, chi phí lưu trữ, vận chuyển, bảo quản, hỗ trợ sử dụng được cắt hẳn. Thiết bị văn phòng gồm máy tính PC, máy in, máy photocopy sẽ không còn được dùng nữa.

Người làm việc dùng máy tính và thiết bị di động của cá nhân truy cập làm việc trên hệ thống của doanh nghiệp mà không cần lưu giữ tài liệu và thông tin thuộc doanh nghiệp trên các thiết bị này.

Người làm việc tự trang bị công cụ để truy cập, làm việc trực tuyến trên hệ thống quản lý tập trung của doanh nghiệp là xu hướng chung phát triển song song với nhu cầu làm việc theo hình thức cộng tác chuyên môn thay vì hợp đồng lao động toàn thời gian.

BYOD là xu hướng chuyên nghiệp hóa ngưới lao động chuyên môn, giúp giải phóng sức lao động chuyên môn khỏi sự ràng buộc để cá nhân có thể làm việc theo khả năng của mình cho nhiều dự án hoặc nhiều doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đồng thời đơn giản hóa quy trình hoạt động.

Công ty xây dựng cần cộng tác mở rộng phạm vi dịch vụ để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của dự án, như trường hợp nhà thầu cần cộng tác với các công ty thiết kế và cung ứng để đáp ứng yêu cầu năng lực thực hiện hợp đồng Design & Build hoặc EPC (Engineering Procurement Construction).

Phối hợp cộng tác được thực hiện qua hệ thống quản lý tập trung tài liệu, giúp quá trình cộng tác với các tổ chức cá nhân bên ngoài được thực hiện như là hoạt động của đội ngũ nội bộ, trực tiếp trên hệ thống của doanh nghiệp mà không cần chuyển tải tài liệu và thông tin khỏi hệ thống và nhận lại tập tin giao nộp không cần thiết và khó kiểm soát.

Cộng tác bên trong và bên ngoài doanh nghiệp mở rộng phạm vi dịch vụ, nâng cao năng lực đáp ứng hiệu quả yêu cầu tăng năng lực thực hiện dự án.

Công cụ trao đổi thông tin trong công việc thay đổi theo cách chúng ta xử lý thông tin trong công việc. Giấy, viết đã không còn phù hợp nữa, tập tin (file) và email cũng bộc lộ nhiều bất cập.

Các bất cập, chẳng hạn khi bạn gửi một email yêu cầu thay đổi một chi tiết thiết kế và đính kèm tập tin bản vẽ (CAD 2D) theo email. Có nhiều người nhận email và tập tin, họ tải tập tin và mở bản vẽ CAD để kiểm tra, đánh dấu trên bản vẽ, và phản hồi lại bằng email trả lời. Các bất cập gây ra là bạn sẽ nhận được nhiều tập tin bản vẽ đã được đánh dấu thậm chí còn bị chỉnh sửa trên file CAD, nhiều email ý kiến phản hồi từ nhiều người. Việc trao đổi thông tin như vậy thường diễn ra nhiều lượt trước khi một chi tiết thiết kế được quyết định. Các bất cập tiềm ẩn là việc lưu trữ các file đã được chỉnh sửa tại nhiều nơi mà không có kiểm soát phiên bản sẽ gây ra lẫn lộn. Chỉ cần một người sử dụng sai phiên bản sẽ gây ra tình trạng sai cho tất cả các thành viên trong nhóm và nhiều chuyên môn bị ảnh hưởng phải làm lại (rework).

Việc sử dụng giấy, viết và tập tin (file) để phối hợp và trao đổi thông tin là không thể được trong thường hợp tập tin mô hình 3D, mô hình thông tin xây dựng (BIM), gửi và tải xuống từ Google Drive hay Dropbox.

Thay vào đó là hệ thống quản lý tập trung tài liệu, cộng tác trực tuyến và công cụ làm việc kỹ thuật số trên tất cả các định dạng tài liệu văn phòng, PDF, hình ảnh, bản vẽ CAD 2D, mô hình  3D, BIM để người làm việc không phải chuyển tập tin gốc (native file) khỏi hệ thống của doanh nghiệp.

Dẫn dắt bởi công nghiệp 4.0 trong sản xuất, tham khảo các quy chuẩn xây dựng nước ngoài và quy định ngành trong quản lý nhà nước, việc đáp ứng yêu cầu mô hình thông tin xây dưng BIM (Building Information Modeling) đối với sản phẩm dự án đang là mục tiêu chuyển đổi của nhiều doanh nghiệp xây dựng từ thiết kế, thi công đến vận hành, bảo trì công trình.

Điều cần lưu ý trong giai đoạn thiết kế là phối hợp cộng tác giữa các chuyên môn, nghiệp vụ cần được thực hiện trên một nền tảng cộng tác duy nhất hiển thị 3D để tránh việc chuyển, nhận và chỉnh sửa trực tiếp trên tập tin 3D gây nhiều sai sót không thể kiểm soát trong môi trường làm việc nhiều bên tham gia.

Mô hình thiết kế BIM ngoài mô hình đường bao có thể xem và hiểu như việc đọc bản vẽ còn chứa dữ liệu dùng trong gia công, xây dựng, vận hành và bảo trì công trình được dùng bởi phần mềm và công cụ tự động hóa. Vì thế, đội ngũ thiết kế BIM cần bao gồm đủ các nhóm chuyên môn kỹ thuật và quản lý vòng đời dự án xây dựng (building lifecyle management) để mở rộng phạm vi thiết kế vận hành (design for operation) hơn là chỉ phục vụ cho giai đoạn xây dựng (design for construction). Điều này có nghĩa là ngoài các công ty thiết kế kỹ thuật các chuyên môn, đại diện nhà thầu và nhà cung cấp công nghệ và thiết bị còn có đại diện chủ đầu tư, khai thác vận hành và bảo trì công trình tham gia quá trình cộng tác phối hợp thiết kế từng chuyên môn (discipline) và liên chuyên môn (interdiscipline). Nền tảng cộng tác thiết kế (design collaboration platform) hiển thị mô hình 3D thuộc các chuyên ngành khác nhau sử dụng một phần mềm ứng dụng quản lý tài liệu do dễ sử dụng cho mọi người và chi phí thấp hơn là các phần mềm quản lý thiết kế mô hình 3D chỉ phù hợp với chuyên viên thiết kế và chi phí cao.

Giải pháp quản lý tập trung tài liệu doanh nghiệp sử dụng phần mềm KPOINT bao gồm nền tảng cộng tác (collaboration platform) thỏa mãn yêu cầu hiển thị 3D hầu hết các định dạng tập tin 3D thương mại và theo tiêu chuẩn (IFC, STEP, IGES, STL, v.v…) cho phép phối hợp cộng tác trực tuyến trên mô hình BIM bao gồm các đội ngũ quản lý tài sản và vận hành công trình.