Không chỉ lãnh đạo mới ra quyết định, cấp quản lý và nhân viên cũng ra quyết định. Chúng ta có làm việc thì có ra quyết định ở vị trí công việc của mình.
Trong một tổ chức quản lý dự án, việc ra quyết định đúng đắn ở các cấp từ nhân viên, quản lý đến lãnh đạo là cơ sở để điều hành dự án đến thành công. Có vô số kể các quyết định được ra trong quá trình phát triển dự án từ giai đoạn thiết kế đến hoàn thành xây dựng công trình. Các quyết định không đúng sẽ dẫn tới khiếm khuyết không sớm thì muộn sẽ được phản ảnh từ chất lượng, tiến độ và giá thành công trình.
Là một giám đốc dự án chuyên nghiệp, hẳn nhiên trách nhiệm của bạn là tổ chức, điều hành đội ngũ ban quản lý dự án của bạn để bảo đảm các quyết định của bạn, của các quản lý chuyên môn trong ban quản lý dự án và các chuyên viên đều có cơ sở và đạt mức độ đúng đắn cần thiết để đưa dự án đến thành công?
Theo sau đây là kiến thức và kinh nghiệm của cá nhân tôi.
Cấp Chuyên Viên
Tổ chức quản lý dự án cần tuyển dụng nhân sự được đào tạo chuyên môn kỹ thuật hoặc nghiệp vụ quản lý cho vị trí này. Nó là kỹ năng chuyên môn của nhân sự, ví dụ như một kiến trúc sư có chuyên môn về thiết kế kiến trúc, một kỹ sư kết cấu có chuyên môn về tính toán thiết kế kết cấu, một chuyên viên quản lý chi phí có nghiệp vụ quản lý chi phí dự án.
Chuyên môn thuộc về năng lực của nhân sự, có được nhờ được đào tạo kiến thức đại học, cao đẳng chuyên ngành cộng với kinh nghiệm trao dồi được từ quá trình làm việc. Bạn không thể đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ trong phạm vi thời hạn một dự án, chỉ có thể huấn luyện bổ túc nghề nghiệp chuyên môn bằng các khóa chuyên ngành ngắn hạn.
Bạn phải tổ chức đúng người, đúng chuyên môn nghiệp vụ ở cấp này bao gồm các kỹ sư, kiến trúc sư, giám sát xây dựng, nghiệp vụ quản lý hợp đồng, quản lý chi phí, an toàn lao động, v.v…
Việc ra quyết định đúng đắn dựa vào ý kiến chuyên môn của cá nhân nhân sự chịu trách nhiệm và nguyên tắc kiểm tra chéo (double check) của ít nhất hai nhân sự cùng chuyên môn, cùng cấp năng lực.
Cấp Quản Lý Chuyên Môn
Quyết định của cấp chuyên viên thể hiện từ nội dung công việc. Ví dụ, nội dung thiết kế trình bày trên bản vẽ thiết kế kiến trúc đối với một chuyên viên là kiến trúc sư thiết kế (design architect) hoặc, công việc hoàn thành của một kỹ sư giám sát (cọc/móng, cấu kiện một công trình).
Bạn cần nhân sự chuyên môn có năng lực cấp cao (senior design architect, senior site engineer) để kiểm soát, chỉ đạo công việc chuyên môn. Quyết định của cấp quản lý chuyên môn đồng ý, chỉ đạo khác, hoặc bác bỏ quyết định của cấp chuyên viên nên là quyết định cao nhất về chuyên môn trong ban quản lý dự án của bạn.
Quyết định của cấp quản lý chuyên môn là đề xuất đối với giám đốc dự án.
Cấp Giám Đốc Dự Án
Là giám đốc dự án, bạn là người ra các quyết định về tất cả các vấn đề chuyên môn kỹ thuật và nghiệp vụ quản lý trong phạm vi dự án mình chịu trách nhiệm.
Đối với dự án vốn (capital projects), bạn cần tổ chức quản lý tất cả các chuyên môn kỹ thuật, nhiệp vụ quản lý và chức năng mà công trình xây dựng cần có trong đội ngũ ban quản lý dự án của mình, nội bộ hoặc tư vấn (consultancy services) để có các đề xuất cơ sở cho việc ra quyết định đúng đắn (technically sound decisions).
Đối với dự án doanh nghiệp, bạn cần tổ chức cơ chế làm việc với các phòng ban chức năng của công ty, để tích hợp các quyết định của trưởng phòng ban làm cơ sở cho các quyết định của mình về những vấn đề thuộc chức năng (functions). Một số quyết định quan trọng của dự án của bạn là đề xuất để ban lãnh đạo công ty (executives hoặc C level) ra quyết định điều hành trong phạm vi quản lý dự án doanh nghiệp.
Ứng Dụng Phần Mềm KPOINT
Có hàng chục, thậm chí hàng trăm chuyên môn, nghiệp vụ và chức năng trong phạm vi một dự án xây dựng. Việc điều hành công việc dự án, xử lý công việc và ra quyết định chuyên môn, nghiệp vụ và chức năng có thể thể hiện như một ma trận nhiều chiều mà phần mềm là một công cụ đắc lực.
Ứng dụng phần mềm KPOINT, với chức năng quản trị dự án (project administration) và quy trình tự động (automated worklows) bạn có thể thiết lập và vận hành hệ thống tổ chức quản lý dự án theo các vai trò chuyên môn, xem xét kiểm tra, ra quyết định, đề xuất và phê duyệt ở các cấp chuyên môn (discipline), quản lý chuyên môn (discipline representative) và dự án (project director/project manager).
